為完善遼寧省道路運輸協(xié)會秘書處工作機制，規(guī)范協(xié)會內(nèi)部管理，保證協(xié)會科學(xué)、規(guī)范、持續(xù)發(fā)展，特制訂本制度。

第一章 協(xié)會組織結(jié)構(gòu)

第一條 秘書處是遼寧省道路運輸協(xié)會日常辦公機構(gòu)，負責(zé)承擔(dān)協(xié)會日常工作。

第二條　秘書處設(shè)秘書長一人，副秘書長一人。秘書長由理事會選舉任免，副秘書長由秘書長提名。　

第三條 秘書長在理事會授權(quán)范圍內(nèi)，領(lǐng)導(dǎo)秘書處開展工作；副秘書長協(xié)助秘書長負責(zé)秘書處日常管理工作。

第四條 秘書處成員要保持勤勉、高效的工作作風(fēng)，履行協(xié)會“雙向服務(wù)”宗旨，盡心履職為會員單位服務(wù)。

  第五條 秘書處主要職責(zé)

　　1、貫徹執(zhí)行國家和行業(yè)主管部門相關(guān)政策法規(guī)，結(jié)合協(xié)會實際制訂并貫徹協(xié)會規(guī)章制度；

　　2、承辦政府行管部門或單位委托辦理的事項，部署開展行業(yè)內(nèi)相關(guān)業(yè)務(wù)的考核、評定工作；

  3、組織交流行業(yè)經(jīng)驗，開展行業(yè)內(nèi)學(xué)術(shù)研究與行業(yè)自身建設(shè)等方面的相互交流與合作；

　　4、對行業(yè)內(nèi)有關(guān)政策、法規(guī)等提供咨詢服務(wù)，并搜集整理行業(yè)資訊編輯會刊；

　　5、負責(zé)會員代表大會、理事會、常務(wù)理事會、會長辦公會等會議的會務(wù)工作，起草會議紀(jì)要并執(zhí)行落實會議決議；

　　6、負責(zé)協(xié)會各類文件的起草、發(fā)放、督辦及文件材料歸檔工作；　　

　　7、負責(zé)編制協(xié)會年度工作計劃并跟蹤執(zhí)行情況；編寫協(xié)會年度工作總結(jié)；

　　8、負責(zé)協(xié)會證照年審工作；　　

　　9、負責(zé)購置和管理協(xié)會固定資產(chǎn)；

　　10、負責(zé)會員發(fā)展，會員會籍管理和會費收繳工作；

　　11、負責(zé)協(xié)會其他事務(wù)。

  第六條 秘書處各崗位工作職責(zé)

1、秘書長工作職責(zé)：

負責(zé)主持秘書處全面工作；落實協(xié)會各項會議工作精神和相關(guān)指令。

2、副秘書長工作職責(zé)：

負責(zé)主持秘書處日常工作；定期組織召開秘書處工作例會，督檢決議落實情況；理順外部關(guān)系，組織籌辦協(xié)會重要活動。

3、秘書工作職責(zé)：

負責(zé)協(xié)會文件的收發(fā)，各類文件、方案的起草、催辦并跟蹤實施；協(xié)會重要活動的會務(wù)組織；分會各類活動的組織、協(xié)調(diào)；協(xié)會刊物的編輯出版。

4、財務(wù)人員工作職責(zé)：

負責(zé)審核協(xié)會票據(jù)、對賬，保證財務(wù)支出合規(guī)合法；編制會計報表，及時反映資金流轉(zhuǎn)情況。

第二章  公文管理規(guī)定

　　第一條 公文格式一般包括：標(biāo)題、主送單位、正文、附件、單位印章、發(fā)文時間、抄送單位、公文字號、印發(fā)機關(guān)名稱、印發(fā)日期。

第二條 協(xié)會公文由秘書處負責(zé)起草，秘書長審核后由秘書處秘書按公文發(fā)文格式制發(fā)。

第三條 公文內(nèi)容涉及多個單位或部門時，秘書處需組織相關(guān)單位或部門會簽，送秘書長審核后制發(fā)。

第四條 公文擬稿簽發(fā)，一律使用協(xié)會印制的《發(fā)文稿紙》，用鋼筆或黑色碳素筆書寫、簽字。

第五條　外來文件由秘書處秘書負責(zé)簽收，及時在《收文登記簿》上分類登記，并在來文附上《公文處理單》，送秘書長審閱。

第六條 審閱外來文件時秘書長要在《公文處理單》上提出擬辦意見，由秘書處閱辦，重要文件應(yīng)呈送會長閱批后閱辦。為避免公文積壓誤事，應(yīng)即閱即辦。

第七條 文件、檔案借閱前借閱人須在《檔案借閱登記表》上登記并簽字，證照借用前使用人須在《證件使用登記表》上登記并簽字，歸還時由秘書處秘書登記歸還日期。

第八條　秘書處負責(zé)公文的立卷與歸檔，立卷要分門別類，歸類裝訂。

第九條 對多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，秘書處負責(zé)定期清理銷毀并登記。

第三章  印信管理規(guī)定

　　第一條 協(xié)會印鑒由副秘書長負責(zé)管理，使用協(xié)會公章、會長職章要填寫《用印登記簿》，通過秘書長審批簽字后印章。

第二條 分會特定業(yè)務(wù)用章要填寫《分會用印登記簿》，通過常務(wù)副秘書長審批簽字后印章。

第三條 禁止擅自使用分會印鑒對外簽訂合同、協(xié)議、擔(dān)保、抵押等。

第四條 協(xié)會分會印鑒更換與撤銷由主辦人負責(zé)。

第四章  辦公用品管理規(guī)定

第一條 協(xié)會辦公類物品包括辦公用品、辦公家具、辦公設(shè)備、日用雜品等。

第二條 辦公類物品由秘書處統(tǒng)一歸口管理，副秘書長負責(zé)監(jiān)督審批；秘書處設(shè)專人負責(zé)辦公類物品的采購、保管、發(fā)放及報廢處理。

第三條 辦公用品、日用雜品要本著節(jié)約開支的原則按需采購；辦公家具、辦公設(shè)備的購置要經(jīng)秘書長審批同意后購置。

第四條 辦公類物品要按購進日期和數(shù)量做好登記，建立辦公類物品在庫、在用記錄。

第五條 秘書處成員領(lǐng)用辦公用品需填寫《辦公用品領(lǐng)用登記》，要本著節(jié)約、愛惜的原則使用辦公類物品，禁止挪用、私用，如有丟失、損壞，責(zé)任者應(yīng)予以按價賠償。

第五章  內(nèi)務(wù)管理規(guī)定

　　第一條 協(xié)會辦公樓內(nèi)衛(wèi)生由秘書處負責(zé)維護管理；秘書處成員實行輪流值日制，清掃辦公區(qū)、會議室、衛(wèi)生間衛(wèi)生，每半月進行一次全員大掃除，對辦公區(qū)域衛(wèi)生進行徹底清理。

第二條 個人辦公區(qū)域內(nèi)衛(wèi)生由個人自行負責(zé)打掃；秘書處成員要及時清理個人辦公區(qū)域衛(wèi)生，營造健康、整潔的辦公環(huán)境。

第三條 為保證安全、節(jié)約用電，所有人員下班時須關(guān)閉室內(nèi)電器設(shè)備電源，檢查室內(nèi)安全，關(guān)好門窗。

第四條 如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或損壞，應(yīng)第一時間聯(lián)系工程人員維修，不得個人擅自拆修。